Od kiedy RODO weszło na dobre w życie, pojawiło się wiele mitów i twierdzeń na temat ochrony danych osobowych. Najczęściej ocierających się o granice absurdu, z wyjaśnieniem „Nie, bo RODO”.

Czy pracownik ochrony może żądać okazania dokumentu?

Odpowiedź jest dość złożona i zależy od sytuacji, w której dochodzi do zapoznania się z danymi osobowymi. Dlatego omówimy dwa przykłady:

  • Okazanie dowodu, w celu potwierdzenia tożsamości;
  • Legitymowanie do interwencji.

Okazanie dowodu, w celu potwierdzenia tożsamości.

Zakres stosowania RODO znajdziemy w pierwszych artykułach aktu prawnego. W naszych rozważaniach istotne jest zrozumienie art. 2 RODO, które wskazuje na materialny zakres stosowania prawa:

Reklama

Artykuł 2 Materialny zakres stosowania

  1. Niniejsze rozporządzenie ma zastosowanie do przetwarzania danych osobowych w sposób całkowicie lub częściowo zautomatyzowany oraz do przetwarzania w sposób inny niż zautomatyzowany danych osobowych stanowiących część zbioru danych lub mających stanowić część zbioru danych.

W tej części wskazówki ważna jest ostatnia część. RODO stosuje się do przetwarzania danych osobowych stanowiących bądź mających stanowić część zbioru.

Sytuacja:

Pracownica ochrony pełniąca dyżur na stanowisku recepcyjnym otrzymuje w systemie elektronicznym awizację osoby od uprawnionego pracownika. Awizacja ta spełnia wymagania podstawy do wejścia na teren obiektu, o której mowa w ROZPORZĄDZENIA RADY MINISTRÓW z dnia 19 grudnia 2013 r. w sprawie szczegółowego trybu działań pracowników ochrony. Zgodnie z § 2 ust. 2 Rozporządzenia jest to pisemne upoważnienie osoby do przebywania na terenie chronionego obiektu. Pracownica ochrony dokonuje potwierdzenia tego, czy osoba, która przyszła na spotkanie jest osobą, o której mowa w awizacji bez rejestracji tej czynności w systemie awizacyjnym.

W opisanej sytuacji dane osobowe zawarte w dowodzie osobistym są przetwarzane (poprzez porównanie danych na dokumencie i zweryfikowanie z zapisem w systemie awizacji), ale nie są rejestrowane, a czynność nie ma na celu wprowadzenia danych do zbioru. W związku z tym art. 2.1. RODO ma zastosowanie wprost i RODO nie ma zastosowania do samego okazania dowodu lub innego dokumentu tożsamości.

W zakresie prowadzenia książki wejść czy systemu awizacji RODO ma zastosowanie, jako że jest to przetwarzanie danych w zbiorze. Dlatego, jeśli dane z dowodu spisujemy do książki, w tym zakresie RODO ma już zastosowanie. Dokumentacji ruchu osobowego na obiekcie poświęcimy odrębny artykuł.

Analogia

Analogiczną sytuacją jest kwestia potwierdzenia uprawnienia do skorzystania z karty dużej rodziny. Zgodnie ze stanowiskiem Urzędu Ochrony Danych Osobowych pracownik sklepu ma prawo zażądać okazania dowodu jako dokumentu potwierdzającego osobę, która posiada uprawnienie.

Legitymowanie do interwencji

Inną sytuacją jest kwestia legitymowania osoby. Zgodnie z Rozporządzeniem w sprawie trybu działań pracowników ochrony wyodrębnia się dwa tryby działania:

  • Ustalenie uprawnienia do przebywania na terenie chronionego obiektu, omówione powyżej;
  • Legitymowanie do interwencji.

Legitymowanie rozumiane jest jako ustalenie tożsamości na podstawie 6 enumeratywnie wyliczonych dokumentów. Są to między innymi dowód osobisty czy paszport. Podstawą legitymowania jest art. 36 ust. 1 Ustawy o ochronie osób i mienia, a tryb i zasady wykonywania tej czynności precyzuje cytowane Rozporządzenie w paragrafach od 3 do 6.

Z każdej czynności legitymowania sporządzana jest notatka o zawartości określonej w Rozporządzeniu. Notatka zawiera:

  • Imię i nazwisko osoby legitymowanej;
  • Wskazanie rodzaju dokumentu oraz jego numeru i serii;
  • Czasy, miejsca i podstaw podjęcia czynności.

WAŻNE! Notatka z legitymowania jest dokumentacją agencji ochrony, która w tym przypadku jest administratorem danych osobowych. Wynika to z przepisów prawa, w tym w zakresie dokumentacji prowadzonej obowiązkowo przez agencje ochrony.

Podsumowanie

Okazanie dokumentu pracownikowi ochrony, w celu potwierdzenia uprawnienia do przebywania na terenie obiektu, bez żadnego dokumentowania ze strony pracownika nie będzie czynnością, która jest regulowana RODO.

Okazanie dokumentu pracownikowi ochrony, w celu legitymowania jest przetwarzanie danych osobowych, które podlega pod regulacje RODO dlatego, że czynność ta jest prowadzona w celu włączenia do zbioru danych osobowych.

Materiał opracowany we współpracy z portalem RODOmaniacy. Opracowano na podstawie zagadnień poruszanych w trakcie szkolenia Manager Bezpieczeństwa Fizycznego, realizowanego przez Europejską Akademię Bezpieczeństwa i Ochrony.