Od kiedy RODO weszło na dobre w życie, pojawiło się wiele mitów i twierdzeń na temat ochrony danych osobowych. Najczęściej ocierających się o granice absurdu, z wyjaśnieniem „Nie, bo RODO”.
Czy pracownik ochrony może żądać okazania dokumentu?
Odpowiedź jest dość złożona i zależy od sytuacji, w której dochodzi do zapoznania się z danymi osobowymi. Dlatego omówimy dwa przykłady:
- Okazanie dowodu, w celu potwierdzenia tożsamości;
- Legitymowanie do interwencji.
Okazanie dowodu, w celu potwierdzenia tożsamości.
Zakres stosowania RODO znajdziemy w pierwszych artykułach aktu prawnego. W naszych rozważaniach istotne jest zrozumienie art. 2 RODO, które wskazuje na materialny zakres stosowania prawa:
Artykuł 2 Materialny zakres stosowania
- Niniejsze rozporządzenie ma zastosowanie do przetwarzania danych osobowych w sposób całkowicie lub częściowo zautomatyzowany oraz do przetwarzania w sposób inny niż zautomatyzowany danych osobowych stanowiących część zbioru danych lub mających stanowić część zbioru danych.
W tej części wskazówki ważna jest ostatni akapit. RODO stosuje się do przetwarzania danych osobowych stanowiących, bądź mających stanowić część zbioru.
Sytuacja:
Pracownica ochrony pełniąca dyżur na stanowisku recepcyjnym otrzymuje w systemie elektronicznym awizację osoby od uprawnionego pracownika. Awizacja ta spełnia wymagania podstawy do wejścia na teren obiektu, o której mowa w ROZPORZĄDZENIA RADY MINISTRÓW z dnia 19 grudnia 2013 r. w sprawie szczegółowego trybu działań pracowników ochrony. Zgodnie z § 2 ust. 2 Rozporządzenia jest to pisemne upoważnienie osoby do przebywania na terenie chronionego obiektu. Pracownica ochrony dokonuje potwierdzenia tego, czy osoba, która przyszła na spotkanie jest osobą, o której mowa w awizacji bez rejestracji tej czynności w systemie awizacyjnym.
W opisanej sytuacji dane osobowe zawarte w dowodzie osobistym są przetwarzane (poprzez porównanie danych na dokumencie i zweryfikowanie z zapisem w systemie awizacji), ale nie są rejestrowane, a czynność nie ma na celu wprowadzenia danych do zbioru. W związku z tym art. 2.1. RODO ma zastosowanie wprost i RODO nie ma zastosowania do samego okazania dowodu lub innego dokumentu tożsamości.
W zakresie prowadzenia książki wejść czy systemu awizacji RODO ma zastosowanie, jako że jest to przetwarzanie danych w zbiorze. Dlatego, jeśli dane z dowodu spisujemy do książki, w tym zakresie RODO ma już zastosowanie. Dokumentacji ruchu osobowego na obiekcie poświęcimy odrębny artykuł.
Analogia
Analogiczną sytuacją jest kwestia potwierdzenia uprawnienia do skorzystania z karty dużej rodziny. Zgodnie ze stanowiskiem Urzędu Ochrony Danych Osobowych pracownik sklepu ma prawo zażądać okazania dowodu, jako dokumentu potwierdzającego osobę, która posiada uprawnienie.
- Artykuł na stronie UODO: https://uodo.gov.pl/pl/138/1630
Legitymowanie do interwencji
Inną sytuacją jest kwestia legitymowania osoby. Zgodnie z Rozporządzeniem w sprawie trybu działań pracowników ochrony wyodrębnia się dwa tryby działania:
- Ustalenie uprawnienia do przebywania na terenie chronionego obiektu, omówione powyżej;
- Legitymowanie do interwencji.
Legitymowanie rozumiane jest jako ustalenie tożsamości na podstawie 6 enumeratywnie wyliczonych dokumentów. Są to między innymi dowód osobisty czy paszport. Podstawą legitymowania jest art. 36 ust. 1 Ustawy o ochronie osób i mienia, a tryb i zasady wykonywania tej czynności precyzuje cytowane Rozporządzenie w paragrafach od 3 do 6.
Z każdej czynności legitymowania sporządzana jest notatka o zawartości określonej w Rozporządzeniu. Notatka zawiera:
- Imię i nazwisko osoby legitymowanej;
- Wskazanie rodzaju dokumentu oraz jego numeru i serii;
- Czasy, miejsca i podstaw podjęcia czynności.
WAŻNE! Notatka z legitymowania jest dokumentacją agencji ochrony, która w tym przypadku jest administratorem danych osobowych. Wynika to z przepisów prawa, w tym w zakresie dokumentacji prowadzonej obowiązkowo przez agencje ochrony.
Podsumowanie
Okazanie dokumentu pracownikowi ochrony, w celu potwierdzenia uprawnienia do przebywania na terenie obiektu, bez żadnego dokumentowania ze strony pracownika nie będzie czynnością, która jest regulowana RODO.
Okazanie dokumentu pracownikowi ochrony, w celu legitymowania jest przetwarzanie danych osobowych, które podlega pod regulacje RODO dlatego, że czynność ta jest prowadzona w celu włączenia do zbioru danych osobowych.
Materiał opracowany we współpracy z portalem RODOmaniacy. Opracowano na podstawie zagadnień poruszanych w trakcie szkolenia Manager Bezpieczeństwa Fizycznego, realizowanego przez Europejską Akademię Bezpieczeństwa i Ochrony.
