W czasie epidemii wiele firm i organizacji po raz kolejny liczy swoje koszty. Oznacza to m.in. ograniczenia, reorganizacje i redukcje personelu bezpieczeństwa, którego trzon w wielu firmach stanowią pracownicy ochrony. Sytuacji nie poprawia fakt, że od stycznia wchodzą w życie kolejne zmiany stawki minimalnej, a jak powszechnie wiadomo większość branży pracuje w oparciu o nią.
W tych niekorzystnych warunkach otoczenia pracują managerowie bezpieczeństwa fizycznego, którzy są już nakłaniani do wyszukiwania oszczędności. Tylko jak to zrobić, nie obniżając poziomu bezpieczeństwa firmy?
Redukcja kosztów czy optymalizacja?
W ciągu ostatnich lat pojawiało się wiele rozwiązań szumnie nazywanych “optymalizacją”. Użycie cudzysłowu jest celowe, ponieważ z realną i prawdziwą optymalizacją działania te nie miały nic wspólnego. Były wyłącznie poszukiwaniem miejsc zaoszczędzenia pieniędzy. Bez pamiętania o jednej, najważniejszej zasadzie.
W przypadku optymalizacji chodzi o doskonalenie działania, procesu.
Bardzo często dochodzi również do ograniczenia kosztów, jednak jest to wynikiem usprawnienia działania, dzięki czemu pojawia się większa efektywność. I o tą efektywność chodzi.
W sytuacji bezsensownego zmniejszenia ilości stanowisk pracowniczych nie dochodzi do zoptymalizowania procesu. Bardzo często zadania są przekazywane na innych pracowników, bez analizy obciążenia pracą. Dochodzi w tym momencie do przeciążenia, a czasem do zlecania pracy, która nie jest realnie możliwa do wykonania.
Przykład:
W jednej z firm zredukowano personel o stanowisko zastępcy dowódcy zmiany. Zadania zostały wprost przepisane na dowódcę zmiany. Po tej redukcji okazało się, że dowódca zmiany nie ma możliwości jednocześnie wykonywać ciągłej obserwacji systemu monitoringu, nadzorować system awizacyjny, a dodatkowo wykonywać kontrole wykonywania pracy przez podległych pracowników. Rozwiązania jakie stosowali dowódcy to wzywanie na stanowisko monitoringu dowódcy z posterunku “brama główna”, aby ten mógł wykonać swoje zadania, czy po prostu skorzystać z przerwy. W tym czasie posterunek brama główna funkcjonował w jednoosobowej obsadzie, co spowodowało brak kontroli pojazdów na wyjeździe (nadzór nad systemami awizacyjnymi i przyjmowanie transportów).
Przykład 2:
Drugim przykładem było zredukowanie personelu ochronnego z 9 do 3 osób na zmianie, decyzją osoby zarządzającej centrum handlowym. W trakcie próbnej (na szczęście) ewakuacji okazało się, że 6 posterunków, w tym udrażniający dojazd dla jednostek ratowniczo-gaśniczych jest nie obstawionych.
Ten przykład jest dość poważny, bo dochodzi tutaj do potencjalnego popełnienia przestępstwa, przez niezapewnienie bezpieczeństwa osobom przebywającym na terenie obiektu (zaniechanie). W podobny sposób w ostatnim czasie “optymalizują” swoje koszty managerowie bezpieczeństwa fizycznego z firm, patrząc tylko na swój obszar odpowiedzialności (nadzór nad ochroną).
Jak w takim razie przeprowadzić optymalizację?
- Krok 1 – zidentyfikuj WSZYSTKIE zadania wykonywane przez personel bezpieczeństwa. Nie wszystkie są wpisane do planu ochrony, instrukcji czy innego dokumentu. Bądź pewien, że wiesz co robią pracownicy.
- Krok 2 – nałóż zadania na siatkę czasu. Okaże się wtedy, czy pracownik może je wykonać w normalnych godzinach swojej pracy. Jest to też doskonałe narzędzie do weryfikacji aktualnego obciążenia pracą.
- Krok 3 – poszukaj możliwości przeniesienia zadań na inne osoby, bez utraty funkcjonalności (tego, co pracownik wykonuje). W wielu przypadkach pracownikom ochrony czy personelowi bezpieczeństwa dodawane są zadania z innych obszarów. Wynika to z przekonania, że po godzinach pracy administracji czy biur personel bezpieczeństwa tylko obserwuje systemy. Może warto oddać te zadania innym komórkom, które są właściwe do ich realizacji?
- Krok 4 – zidentyfikuj, które zadania mogą, a które nie mogą być zastąpione przez systemy zdalne. W wielu przypadkach dochodzi do błędu, w którym cele stosowania zabezpieczenia bywają błędnie zdefiniowane i jako takie uznane za możliwe do zastąpienia np. przez patrole zdalne (z wykorzystaniem systemu telewizji monitorowanego z centrum firmy monitorującej). Ten wątek rozwiniemy w kolejnym artykule.
Podsumowanie
W wielu przypadkach działania będące jedynie bezrefleksyjną redukcją nazywane są optymalizacją. Kroki opisane powyżej potrafią uchronić zarówno osoby planujące reorganizację, czyli managerów bezpieczeństwa fizycznego jak i ich przełożonych przed skutkami. Posługując się przykładem nr 2 może to być odpowiedzialność dyscyplinarna, ale i wyłączenie obiektu z użytkowania (z powodu niestosowania ochrony ppoż określonej w Instrukcji Bezpieczeństwa Pożarowego). W skrajnych przypadkach może to być m.in. odpowiedzialność karna za niedopełnienie obowiązków zapewnienia bezpieczeństwa użytkownikom obiektu czy innym pracownikom.
Dlatego optymalizację trzeba przeprowadzić z najwyższą uwagą, aby nie doprowadzić do niezgodności i problemów w innych obszarach.
